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¿Qué es el Business Case?

Hace tal vez un par de años cuando las personas me preguntaban qué es un Business Case, contestaba: "una herramienta que te ayuda a evaluar y presentar el impacto financiero de tomar una u otra decisión" sin embargo creo que la definición de Business Case va más allá de eso.
El Business Case me gusta definirlo como la comunicación simple y concreta del análisis de una propuesta, misma que me permite contar con los elementos necesarios para tomar una decisión sin la necesidad de depender de la persona que lo elaboró.

Una persona después de haber desarrollado su propio Business Case comentó lo siguiente:
"Me doy cuenta que el "delivery" de la propuesta es casi o más importante que el contenido y las cifras de la misma y por lo tanto el tema de la comunicación es vital"
El objetivo del Business Case es comunicar el análisis de una propuesta, lo cual difícilmente se puede lograr a través de una hoja de cálculo, a menos que siempre esté ahí la persona que lo elaboró para explicar el contenido de cada cifra y más aún, si tomamos en cuenta que existen factores distintos a los números y que pueden jugar un papel muy importante al momento de implementar una propuesta, una hoja de cálculo no es suficiente para tomar una adecuada decisión.

Desde mi punto de vista, no hay Business Case si no hay un documento, ya que de lo contrario sólo es un análisis financiero, mas no un Business Case, el cual debe cumplir el principio básico de contar con los elementos (financieros y no financieros) para tomar una decisión sin la necesidad de que alguien me explique dicho análisis, lo cual a su vez lleva a eficientar el proceso de toma de decisiones al disminuir los tiempos asociados con la exposición y explicación de propuestas, es decir las juntas.

Un problema recurrente en la falla de la implementación de propuesta, es debido a que sólo se consideraron números en el análisis y se dejaron atrás aspectos que fueron tan importantes, que llevaron al fracaso y por ende a una mala decisión tomada. Al igual que un libro, el cual permite comunicar la idea o propuesta de quien lo escribe sin la necesidad de tenerlo a nuestro lado para que nos lo explique verbalmente, el Business Case debe ser un documento que deje claro en el lector el análisis de su propuesta para que pueda tomar una adecuada decisión.

Desde el punto de vista de quien lo elabora, es decir del analista de la propuesta, el Business Case es una herramienta que le asiste en analizar y estructurar de manera ordenada el impacto financiero y de otros recursos económicos (no monetarios) de tomar una decisión y por ende hacer mejor uso de su tiempo, así como tener la certidumbre que su análisis incluye toda la información relevante para una adecuada toma de decisiones. Este es el comentario de un directivo en Centroamérica una vez que recibió un Business Case por primera vez:
"Felicitaciones por el documento adjunto, me parece que pocas veces he visto algo así de detallado en esta empresa".

El Business Case es un medio para revisar las consideraciones, supuestos y métodos tomados en cuenta, así como para documentar las repercusiones si la alternativa o propuesta es o no es implementada; y más aún, para identificar los beneficios que generará su implementación, generalmente está estructurado de la siguiente forma:

  • Esquema General
  • Sumario ejecutivo
  • Introducción
  • Métodos y Análisis de Datos
  • Alcances y Límites
  • Supuestos
  • Modelo Costo /Beneficio
  • Fuente de Datos y Métodos Empleados
  • Modelo Financiero
  • Riesgos, sensibilidad y contingencias
  • Conclusiones y Recomendaciones

Al desarrollar un Business Case, se debe elaborar una historia, misma que puede ser del área, división o de la propia empresa, por lo tanto las personas involucradas en ésta, deben participar en la elaboración del Business Case, aportando información, comentarios, ideas etc., y delegando la elaboración del documento a una o dos personas quienes serán los que se encarguen de recopilar la información requerida del resto de los miembros del equipo (área) para elaborar el Caso.

¡Excelente día!

Sergio Viniegra es Director General de B&V Asesoría y Coaching.

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