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Detección de necesidades de capacitación

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¿En qué debo Capacitar a mis Empleados o Colaboradores? Esta es una pregunta que se repite constantemente entre los empresarios o funcionarios que tienen la preocupación de hacer más productivo el trabajo de su organización.


En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar tales necesidades de capacitación.

Desgraciadamente, una de las más frecuentes prácticas para el caso es creer en la intuición y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de desarrollo organizacional.

Otras ocasiones, se practica el modelo de “oferta de capacitación”. Es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.

Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), muchas de las ocasiones los resultados de éste quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos de gestión de la organización, resultado: cuando un nuevo directivo solicita información al respecto, no hay elementos o referencias que puedan orientar las nuevas estrategias de acción que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitación.

Es por lo anterior que este artículo pretende orientar sobre las posibilidades para detectar las necesidades de capacitación o actualización de sus colaboradores y los elementos básicos de un reporte de estudio de DNC.

¿Qué es el DNC?
Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el fortalecimiento y establecimiento  de conocimientos, habilidades o actitudes en los integrantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

¿Cuándo hacer un DNC?
La atención hacia un DNC puede derivar de:

-     Problemas en la organización
-     Desviaciones en la productividad
-     Cambios culturales, en políticas, métodos o técnicas
-     Baja o alta de personal
-     Cambios de función o de puesto
-     Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

·   Pasadas          Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente  el desarrollo

del proceso de capacitación.

·   Presentes          Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

·   Futuras     Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

 

Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Detección de Necesidades de Capacitación, es importante saber cuáles son las fases que derivan en un DNC, las cuales se pueden identificar:

Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral.

Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

·    Descripción de puestos
·    Manuales de procedimientos y de organización
·    Planes de expansión de la empresa
·    Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio)

Descripción de la Situación Real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo a su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de:

·    Jefe inmediato
·    Supervisores
·    Personal involucrado con el puesto

Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes).

Registro de información (RI). Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

1.       Análisis documental
2.       Expedientes
3.       Manuales de puesto
4.       Función
5.       Procedimientos
6.       Reportes
7.       Entrevista
8.       Encuesta
9.       Procesos
10.   Cuestionarios de evaluación de conocimientos
11.   Inventario de habilidades
12.   Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
13.   Registros observacionales directos
14.   Escalas estimativas de desempeño
15.   Escalas estimativas de actitudes
16.   Análisis grupales
17.   Lluvia de ideas
18.   Grupos binarios
19.   Phillip´s 66
20.   TKJ

La selección de los métodos o técnicas para la obtención de información se aplican considerando:

·         Nivel ocupacional al que se va evaluar:
a)      Directivo,
b)      Gerencial o mandos medios
c)      Administrativo
d)      Operativo
·         Número de personas
·         Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio
·        Requerimientos del personal, en términos de nivel del manejo de la información, donde el colaborador:
-          Tener conocimiento de la información
-          Comprende la información
-          Utiliza la información
-          Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina
-          Contribuye a la ampliación de la información

Con base en los objetivos planteados se podrá hacer la jerarquía de los grupos a atender y las prioridades.

Un reporte detallado que el DNC debe contener:

1.       Nombre de la organización o empresa
2.       Título del estudio
3.       Fecha de elaboración
4.       Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
5.       Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva
6.       Introducción, antecedentes o estado del arte que dio motivo al DNC
7.       Justificación
8.       Resumen del documento
9.       Método de trabajo
10.   Características del personal del que se obtuvo información
11.   Escenario(s) en los que se obtuvo la información
12.   Apoyos materiales, formatos e instrumentos
13.   Procedimiento
14.   Resultados
15.   Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender
16.  Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación
17.  Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución
18.   En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudio
19.   Recomendaciones para próximos estudios
20.   Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio

Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia de personal profesional en el tema, es recomendable acudir a EXPERTOS para realizar un DNC objetivo y confiable.

La Lic. Marisol Espino González es Directora General de Excellence Capacitación Ejecutiva, S.C.

email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
sitio web: www.excellencecapacitacion.com.mx
Teléfono: (55) 5250-7074